员工离职后未结算的报销款如何处理￨天津劳动争议律师
【案情】
吴某于2020年5月31日因个人原因与甲公司解除劳动关系。此后因甲公司不予其报销相关费用。吴某提起劳动争议仲裁，要求甲公司支付报销款18612元。仲裁以不属于劳动争议案件范围为由出具不予受理决定后，吴某诉至法院。一二审阶段甲公司经法院传票通知后均未出庭应诉。
【裁判】
一审法院审理认为：当事人的合法民事权益受法律保护。当事人对自己提出的诉讼请求所依据的事实或者反驳对方诉讼请求所依据的事实，应当提供证据加以证明。关于吴某要求甲公司支付2018年12月1日至2020年5月31日报销18612元的诉讼请求，因其未能提交充分有效的证据予以佐证，且该诉讼请求不属于劳动争议纠纷范畴，故对该项诉讼请求，本院不予支持。
二审法院审理认为：本案争议焦点为被上诉人甲公司是否应支付上诉人吴某2018年12月1日至2020年5月31日报销费用18612元。双方系劳动合同关系，现吴某称其在甲公司处工作期间因工作需要为甲公司垫付了邮费、招待费、交通费、货运费等费用共计18612元，并在一、二审期间提供了相关付款票据及甲公司任命李某勇为公司总经理的人事通知。经审查，吴某提供的相关付款票据有甲公司总经理李某勇签字确认，故本院对吴某提供的上述证据予以采信。鉴于吴某诉请的上述费用系其为履行劳动合同而发生的费用，且吴某诉请的数额有甲公司负责人签字确认，在此情况下，吴某主张甲公司给付其垫付费用18612元的诉请，本院予以支持。最终撤销一审判决，改判甲公司向吴某支付保险费用18612元。
【评析】
通过本案的劳动争议经过，笔者就报销款问题逐一分析如下：
首先，报销款引起的争议应当按照劳动人事争议处理。虽然实务中劳动仲裁认为不属于受理范围。但一旦案件进入法院阶段，应当进行实体的认定。否则，劳动者的相关权益将无法保护。在此建议有关部门在裁审衔接方面予以必要的梳理。
第二、关于员工报销的问题，报销制度应当是司法审查的重点，如果用人单位有意回避报销制度（仅以与工作无关为由不同意报销）或者根本没有相应的报销制度作为依托，则应当适当做出对劳动者有利的倾向性认定。
第三、在具体核定报销金额时，应当结合员工的岗位工作性质、支付的项目、金额的大小、费用产生的周期等各方面因素综合予以判定。同时，关于相关费用支付的主体应当严格认定，如果是劳动者之外的其他人账户进行的结算，则应当严格认定关联性、合理性和必要性。当然，如果是案例中那样，已经由用人单位的相关责任人员予以确认，则可以直接予以认定。
第四、在处理此类案件中，笔者认为审判机构应当加大对劳动者的询问力度，如果对报销的相关问题劳动者对答如流，并无不合理之处，在自由心证层面可以直接作出对劳动者有利的认定，如果存在明显的逻辑矛盾或有悖常理之处，则可以作为不支持劳动者请求的论证依据。本案中用人单位没有出庭，但是劳动者报销的时间周期较长。因此该因素未体现周期性和规律性，存在一定的疑点。
第五、，本案中用人单位未出庭，其应当承担缺席的不利后果。但是此类案件用人单位不出庭应诉，反而给事实认定造成了难度。实务中如果金额较大，可以在合计金额限度内予以酌定或者是剔除部分不合理的费用。
最后应当注意报销费用的实报实销和预借挂账处理，前者可以按照本案的思路处理。后者则按照相应的司法政策，用人单位如果没有预扣或者冲抵的制度依托，则预借款返还的主张不在法院的审理范围之内。用人单位主张返还存在较大难度和障碍。
【法规】
《中华人民共和国劳动争议调解仲裁法》
第六条发生劳动争议，当事人对自己提出的主张，有责任提供证据。与争议事项有关的证据属于用人单位掌握管理的，用人单位应当提供；用人单位不提供的，应当承担不利后果。
《最高人民法院关于职工执行公务在单位借款长期挂账发生纠纷法院是否受理问题的答复》
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民他字第4号
吉林省高级人民法院：
你院吉高法〔1998〕144号《关于职工执行公务在单位借款长期挂账发生纠纷法院是否受理问题的请示》收悉。经研究，同意你院审判委员会倾向性意见，即刘坤受单位委派，从单位预支15000元处理一起交通事故是职务行为，其与单位之间不存在平等主体间的债权债务关系，人民法院不应作为民事案件受理。刘坤在受托事项完成后，因未及时报销冲账与单位发生纠纷，应由单位按其内部财会制度处理。
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作 者：宋辉律师
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